Según un artículo de Theodore E. (Ted) Zorn para BBC.com, los empleados de oficina dedican aproximadamente 2 horas y media cada día a redactar y leer correos.
Dado el volumen de correos en cualquier centro de trabajo, parece inevitable que haya algún intercambio negativo ocasional. Sin embargo, algunas características del correo pueden empeorar las cosas y aumentar las probabilidades de que haya equívocos en la comunicación y conflictos más serios.
En un estudio de la Universidad Nacional de Singapur, el 91% de los consultados afirmaron recibir al menos de vez en cuando, correos de sus superiores que describen como ofensivos o irrespetuosos.
En la comunicación cara a cara, podemos observar la reacción a nuestro mensaje y aclarar posibles malentendidos en el momento, mientras que con el correo esa posible reacción se retrasa necesariamente.
Por ejemplo un retraso en la respuesta incrementa el riesgo de malentendidos, y la baja presencia social puede reducir la inhibición ante potenciales respuestas enojadas.
Los correos que la gente considera rudos, insultantes o maleducados generan estrés, distraen de la productividad y afectan al bienestar, incluso fuera del trabajo.
Los consejos básicos sobre cómo evitar estos problemas incluyen no usar mucho la opción de «responder a todos», ser prudente en el uso del humor, asumir que el mensaje no es confidencial y pedirle a un colega que revise lo que hemos escrito antes de enviar un correo especialmente delicado.
Resulta imposible, incluso para el remitente más cuidadoso, anticipar todas las potenciales causas de ofensa en una comunicación escrita.
Por ello el entrenamiento en la comunicación debería centrarse en elevar la concienciación sobre las muchas oportunidades para un malentendido en el correo y la tendencia de los destinatarios a percibir una negatividad involuntaria en el remitente.
