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Una definición simple de la automatización del flujo de trabajo consiste en realizar tareas o implementar procesos que antes eran realizados por trabajadores y ahora son realizadas por máquinas inteligentes.

Como sostengo en este blog la automatización va acompañada de otros factores que afectan a como se ejecutan los flujos de trabajo en una empresa, como son la presencia de habilitadores digitales en el puesto de trabajo que ayudan al control y supervisión de los procesos, a la toma de decisiones (autonomía relativa) que el trabajador realiza en su puesto mediante la gestión de la gran cantidad de datos que proporcionan las máquinas, o la forma en que se realiza el trabajo, donde la comunicación y la coordinación en remoto con otros puestos o áreas organizativas (lo que podemos definir como trabajo colaborativo) gana importancia. Estos cuatro factores impactan en las condiciones en que se desarrolla el trabajo (el qué se hace y el cómo) y conforman un nuevo entorno digital de trabajo.

En este artículo te explico brevemente en qué consiste un flujo de trabajo en una organización y cuáles son los objetivos que se persiguen al automatizarlo. Nos detendremos después en aquellos efectos que la automatización supone para las condiciones en que se desempeña el trabajo. Si te gusta el contenido, puedes apoyar este proyecto de divulgación y suscribirte al blog para recibir en tu correo los últimos artículo que se publiquen.

¿Qué es un workflow?

Un flujo de trabajo (o workflow en inglés) es una serie secuencial de tareas que se llevan a cabo en las organizaciones para producir bienes o servicios. 

El workflow permite optimizar los procesos en que se descompone la cadena de valor de una organización mediante la coordinación de actividades entre diferentes áreas o departamentos, entre máquinas o entre trabajadores. Normalmente el workflow es representado mediante un diagrama que conecta los distintos procesos que intervienen.

Obtenida de Silver Blu3 en Flickr

Una revisión rápida de lo que aparece en internet sobre la automatización de los flujos de trabajo nos permite identificar una serie de objetivos que las organizaciones persiguen cuando automatizan los flujos de trabajo. Entre estos objetivos / beneficios de la automatización del workflow encontramos dos cuestiones interrelacionadas. En primer lugar, se definen los objetivos relacionados con la eficiencia y el rendimiento operativo de la empresa. Entre estos encontramos:

1. Incremento de la eficiencia y productividad empresarial mediante dos vías principalmente. Por un lado, reduciendo costes de producción debido a unos procesos internos más eficientes y rápidos, y a la eliminación de cuellos de botella en la cadena de valor. Y por otro, en la eliminación o reducción de los errores humanos que acarrean costes añadidos y perdida de tiempos.
2. Mejora continua de los procesos. La automatización permite la monitorización de todos los procesos internos y la identificación de las áreas de mejora. 
3. Integración de las funciones de gestión y producción dentro de las organizaciones. Se mejora de la toma de decisiones, volviéndose más racional y coherente al estar basada en los datos que se generan en el workflow automatizado.

Una segunda cuestión a la que se hace referencia para justificar la automatización de los flujos de trabajo está relacionada con las mejoras en las condiciones de trabajo que se consiguen. Básicamente se suele hacer referencia a la eliminación o reducción de tareas repetitivas o tediosas para los trabajadores, que pueden ocuparse en tareas de carácter intelectual que aportan más valor a la organización, con la consiguiente mejora de la satisfacción laboral.

Lo que se suele dejar de lado en estos enfoques que se ocupan de la automatización del workflow es que este no es buena idea que se acometa de manera aislada, sino que debe obedecer -y de hecho así ocurre en la gran mayoría de empresas- a una estrategia más ambiciosa de digitalización de la empresa. Es decir, de una incorporación de las tecnologías digitales a los procesos internos de las organizaciones, donde además de la automatización de los flujos de trabajo de la cadena de valor se altera la naturaleza (hibridación) del bien que se produce o servicio que se presta, se cambia el modelo de negocio, o se introducen cambios en la organización del trabajo.

Efectos en las condiciones de trabajo

En este blog ya hemos prestado atención al debate académico que se da en torno a los efectos sobre el nivel de empleo que posee la automatización del trabajo. El debate sigue vive como se ve en la proliferación de artículos -una vez más- sobre la desaparición de puestos de trabajo con motivo del la irrupción de la inteligencia artificial en las empresas. Dejo este tema para otros artículos futuros, y en este nos vamos a centrar en los aspectos más relacionados con los efectos en las condiciones de trabajo, el llamado impacto ocupacional.

Como acabamos de mencionar, la automatización del flujo de trabajo, junto a otros cambios productivos que suelen acompañar a esta debido a estrategias de digitalización de las empresas, viene alterando las condiciones en que se desempeña el trabajo. Yo he definido en otros lugares (López Carmona, 2023a; 2023b) cuatro áreas del cambio ocupacional que se da con la digitalización y que defino como impacto ocupacional 4.0:

• En primer lugar, la digitalización cambia el qué se hace (el contenido del trabajo), al automatizar el workflow y reducir o eliminar las tareas manuales y/o repetitivas.  Se incrementa la importancia de las tareas intelectuales (o cognitivas) y las tareas relacionadas con la comunicación y el trabajo en equipo (tareas sociales). Esos impactos son mayores o menores dependiendo de cuáles son las innovaciones organizativas que acompaña en cada caso particular. Además, los efectos son diferentes en los diferentes segmentos profesionales.

• Se da asimismo una mejora general de las condiciones de salud y seguridad en el lugar de trabajo, aunque esta mejora general se produce al mismo tiempo que se incrementan una serie de riesgos laborales relacionados, principalmente, con la salud mental de los trabajadores o con problemas osteomusculares.
• Una tercera área en que se produce el cambio ocupacional es en la forma en que se realiza el trabajo (la organización del trabajo). La implementación de las tecnologías de las Cuarta Revolución Industrial en las fábricas y oficinas hace que el trabajo sea híbrido (aumentan las posibilidades de trabajo a distancia y teletrabajo), se realice en mayor proporción mediante la conexión a plataformas o dispositivos digitales, y se incremente la importancia del trabajo colaborativo y en red.
• Cómo cuarta área del cambio ocupacional está la necesidad de adquirir nuevas competencias profesionales adaptadas al nuevo entorno laboral (digital, conectado y colaborativo) y a los cambios en el contenido del trabajo.

La automatización del workflow, a modo de resumen, debe entonces ser considerada en un conjunto más amplio de iniciativas en las organizaciones tendentes a la digitalización de sus procesos. Es así como se obtienen los máximos beneficios en eficiencia y productividad, y se mejoran las condiciones de trabajo, lo que redunda en el medio plazo a unas mejoras en el compromiso (engagement) y la satisfacción laboral de los trabajadores.

Para saber más…

Eurofound. (2016). What do Europeans do at work? A task-based analysis: European Jobs. Oficina de Publicaciones de la Unión Europea. López Carmona, J. L. (2023). Más allá de la automatización. Impacto de la Cuarta Revolución Industrial sobre las condiciones de trabajo y la cualificación. Sociología del Trabajo, 103, 29-42.

Autor: José Luis López Carmona, PhD | Sociólogo del trabajo | Investigador y docente | Transformación Digital y Trabajo 4.0 | Blogger (trabajo4cero.com)